Dwóch wspólników zakłada spółkę z o.o. Rejestracja przez S24 trwa kilkanaście minut, umowa jest gotowa – wystarczy kliknąć kilka pól w formularzu. Na początku wszystko działa sprawnie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy wspólnicy przestają się ze sobą zgadzać. Jeden chce sprzedać udziały lub przyjąć inwestora, drugi blokuje decyzję. W umowie nie ma żadnych mechanizmów wyjścia ze spółki ani rozwiązania konfliktu. Spółka formalnie istnieje, ale w praktyce przestaje działać. Warto pamiętać, że spółka z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o., co stanowi istotne ograniczenie dotyczące założycieli.

Takie sytuacje wcale nie należą do rzadkości. Wiele osób traktuje umowę spółki z o.o. jako formalność potrzebną jedynie do rejestracji firmy. Tymczasem w rzeczywistości jest to najważniejszy dokument regulujący relacje między wspólnikami i sposób funkcjonowania spółki. Spółka z o.o. jest kapitałową spółką handlową posiadającą osobowość prawną.

Powstanie spółki następuje po wpisie spółki do rejestru przedsiębiorców.

Po co naprawdę jest umowa spółki z o.o.?

Umowa spółki z o.o. pełni w praktyce rolę „konstytucji” spółki. To w niej określa się zasady współpracy wspólników, sposób podejmowania decyzji oraz reguły zarządzania firmą.

Zawarcie umowy spółki jest formalnym aktem, który warunkuje powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku zawarcia umowy spółki wymagane jest zachowanie odpowiedniej formy prawnej – najczęściej aktu notarialnego lub, alternatywnie, zawarcie umowy spółki przez system S24, co wiąże się z określonymi konsekwencjami prawnymi i formalnymi.

Dobrze przygotowana pozwala uporządkować relacje między wspólnikami i ograniczyć ryzyko sporów. Określa m.in. kto podejmuje decyzje w spółce, jak powoływany jest zarząd oraz na jakich zasadach można sprzedać udziały.

Co musi zawierać umowa – a co warto dopisać?

Kodeks spółek handlowych wskazuje minimalny zakres informacji, które muszą znaleźć się w umowie spółki z o.o. Zgodnie z art. 157 KSH dokument ten powinien określać przede wszystkim:

• firmę spółki,
• siedzibę spółki,
• przedmiot działalności spółki zgodnie z polską klasyfikacją działalności (PKD), przy czym prawidłowe określenie przedmiotu działalności według polskiej klasyfikacji jest kluczowe dla rejestracji spółki,
• wysokość kapitału zakładowego spółki,
• informację, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
• czas trwania spółki – jeżeli został oznaczony,
• a także wskazanie wpisu do krajowego rejestru sądowego (KRS).

To jednak jedynie formalne minimum wymagane do rejestracji spółki. W praktyce najważniejsze postanowienia dotyczą kwestii, które nie są obowiązkowe, ale mają duże znaczenie dla bezpieczeństwa jej wspólników.

Do najczęściej stosowanych należą m.in.:

• Ograniczenia zbywania udziałów – np. wymóg zgody pozostałych wspólników lub zarządu na sprzedaż udziałów, co stanowi szczególną regulację.
• Umorzenie udziałów – możliwość umorzenia udziałów na podstawie uchwały wspólników, zarówno z czystego zysku, jak i poprzez obniżenie kapitału zakładowego.
• Zaciągnięcie zobowiązania – określenie limitów, powyżej których zarząd może zaciągać zobowiązania tylko po uzyskaniu uchwały zgromadzenia wspólników lub pisemnej zgody wspólników.
• Głosowanie pisemne i piśmie zgodę – umożliwienie podejmowania uchwał przez głosowanie pisemne lub wyrażenie zgody na piśmie bez konieczności zwoływania zgromadzenia.
• Uprzywilejowanie udziałów – dodatkowe prawa, np. większa liczba głosów lub pierwszeństwo w wypłacie dywidendy.
• Dopłaty wspólników – możliwość dokapitalizowania spółki bez podwyższania kapitału zakładowego.
• Sukcesja udziałów – regulacje dotyczące tego, kto może wejść do spółki po śmierci wspólnika.
• Zakaz konkurencji – zabezpieczenie przed prowadzeniem działalności konkurencyjnej przez wspólników lub zarząd.
• Zasady reprezentacji spółki – np. wymóg współdziałania dwóch członków zarządu przy zawieraniu większych umów.

Zakres możliwych postanowień jest znacznie szerszy i może obejmować inne szczególne regulacje, dostosowane do potrzeb spółki.

Warto pamiętać, że spółka z o.o. jest osobą prawną (osób prawnych) działającą w obrocie gospodarczym, a kapitał zakładowy spółki może być pokryty zarówno wkładami pieniężnymi, jak i wkładem niepieniężnym (aportem). Objęcie udziałów następuje po wniesieniu wkładów przez jej wspólników.

W przypadku rejestracji spółki z udziałem zagranicznym, dokumenty rejestrowe mogą wymagać tłumaczenia przysięgłego zgodnie z wytycznymi ministerstwa sprawiedliwości.

Sprawdź, jak wygląda nasza obsługa prawna spółek i przedsiębiorców https://rpms.pl/prawo-spolek-przeksztalcenia-fuzje-i-przejecia/

Kapitał zakładowy i jego znaczenie dla wspólników

Kapitał zakładowy to fundament każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jego wysokość określana jest już na etapie zawarcia umowy spółki i stanowi minimalną wartość, jaką wspólnicy muszą wnieść do spółki, aby mogła ona rozpocząć działalność gospodarczą. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, kapitał zakładowy spółki z o.o. nie może być niższy niż 5 000 złotych. Wspólnicy decydują o jego wysokości, dostosowując ją do potrzeb i planów rozwoju przedsiębiorstwa.

Kapitał zakładowy dzieli się na udziały o określonej wartości nominalnej, przy czym wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50 złotych. Wspólnicy uczestniczą w podziale zysków proporcjonalnie do posiadanych udziałów, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady. Warto pamiętać, że każda zmiana wysokości kapitału zakładowego – zarówno jego podwyższenie, jak i obniżenie – wymaga zmiany umowy spółki. Taka decyzja musi zostać podjęta przez wspólników w formie uchwały i potwierdzona aktem notarialnym, a następnie zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego.

Odpowiednie uregulowanie kwestii kapitału zakładowego w umowie spółki pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia przejrzystość zasad funkcjonowania spółki z o.o. Warto więc już na etapie założenia spółki dokładnie przemyśleć wysokość kapitału oraz sposób jego podziału na udziały.

Organy spółki w umowie spółki z o.o. i ich role w praktyce

Struktura organizacyjna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością opiera się na trzech podstawowych organach: zarządzie, zgromadzeniu wspólników oraz – w większych spółkach lub na życzenie wspólników – radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Każdy z tych organów pełni odrębną, ale równie istotną rolę w codziennym funkcjonowaniu spółki.

a) Zarząd spółki z o.o. odpowiada za prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentację na zewnątrz. To właśnie członkowie zarządu podejmują decyzje operacyjne, podpisują umowy i dbają o bieżące interesy spółki. W umowie spółki można szczegółowo określić zasady powoływania i odwoływania członków zarządu, a także sposób reprezentacji spółki – na przykład wymóg współdziałania dwóch członków zarządu przy zaciąganiu zobowiązań powyżej określonej kwoty.

b) Zgromadzenie wspólników to najwyższy organ decyzyjny spółki z o.o. Wspólnicy spółki mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniach wspólników i podejmować uchwały w najważniejszych sprawach, takich jak zmiany umowy spółki, podział zysków, powoływanie i odwoływanie członków zarządu czy zatwierdzanie sprawozdania finansowego. Warto zadbać, aby zasady zwoływania i przeprowadzania zgromadzeń były jasno określone w umowie spółki, co ułatwi sprawne podejmowanie decyzji.

c) Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna to organy nadzorcze, których zadaniem jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki oraz kontrola jej finansów. Ich powołanie jest obowiązkowe w spółkach, których kapitał zakładowy przekracza określony próg lub liczba wspólników jest znaczna, ale mogą być ustanowione także w mniejszych spółkach, jeśli wspólnicy uznają to za korzystne.

Podział zysków i strat – jak to uregulować w umowie?

Jednym z najważniejszych aspektów funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest sposób podziału zysków i pokrywania strat. Umowa spółki powinna jasno określać, jak zysk spółki będzie dzielony pomiędzy wspólników oraz w jaki sposób będą pokrywane ewentualne straty.

Zasadą jest, że podziału zysków dokonuje się proporcjonalnie do udziałów posiadanych przez poszczególnych wspólników. Jednak umowa spółki może przewidywać inne rozwiązania – na przykład uprzywilejowanie niektórych udziałów w zakresie prawa do dywidendy lub ustalenie odmiennych zasad podziału zysków w określonych sytuacjach. Wspólnicy mogą również zdecydować o przeznaczeniu części zysku na kapitał zapasowy lub rezerwowy, co zwiększa bezpieczeństwo finansowe spółki.

Warto także uregulować w umowie spółki kwestie związane z podziałem zysków w przypadku likwidacji spółki lub wystąpienia wspólnika. Jasne zasady pozwalają uniknąć sporów i zapewniają przejrzystość rozliczeń między wspólnikami. Umowa powinna również określać, w jaki sposób będą pokrywane straty – czy z kapitału zapasowego, czy poprzez dopłaty wspólników.

Umowa w S24 czy u notariusza? To nie tylko kwestia ceny

Umowę spółki z o.o. można zawrzeć na dwa sposoby: przez internet w systemie S24 albo w formie aktu notarialnego. Wybór tej formy ma jednak znaczenie nie tylko kosztowe, ale przede wszystkim praktyczne.

System S24 pozwala bardzo szybko zarejestrować spółkę – często nawet w ciągu jednego dnia. Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24 trwa zwykle około 24 go dzin, podczas gdy rejestracja po zawarciu umowy przed notariuszem może zająć od kilku dni do kilku tygodni. Zawarcie umowy spółki z o.o. w systemie S24 wiąże się także z niższymi kosztami, ponieważ nie ma potrzeby wizyty u notariusza. Wspólnicy korzystają jednak z gotowego wzorca umowy spółki, a cała procedura opiera się na wykorzystaniu wzorca umowy, którego zakres modyfikacji jest ograniczony. Oznacza to, że w takiej umowie trudno przewidzieć bardziej rozbudowane zabezpieczenia wspólników czy niestandardowe mechanizmy zarządzania spółką. Rejestracja spółki z o.o. odbywa się wyłącznie elektronicznie, a po zarejestrowaniu spółka automatycznie otrzymuje NIP i REGON.

Z kolei umowa zawarta u notariusza daje pełną swobodę w kształtowaniu jej treści. Można wprowadzić indywidualne rozwiązania dotyczące m.in. ograniczeń zbywania udziałów, uprzywilejowania udziałów, zasad reprezentacji czy mechanizmów rozwiązywania sporów między wspólnikami.

Dlatego w prostych spółkach – np. gdy jest jeden wspólnik albo relacje między wspólnikami są nieskomplikowane – S24 może być wystarczające. W bardziej złożonych projektach biznesowych bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie umowy w formie aktu notarialnego. Należy pamiętać, że czas od zawiązania spółki do jej rejestracji nie może przekroczyć 6 miesięcy, w przeciwnym razie spółka ulega rozwiązaniu.

Najczęstszy problem przy nieprzemyślanej umowie spółki z o.o.

W praktyce wiele spółek powstaje na podstawie gotowych wzorców umów lub formularza S24. Problem polega na tym, że takie dokumenty nie uwzględniają realnych relacji między wspólnikami.

Typowym przykładem jest spółka, w której dwóch wspólników posiada po 50% udziałów, ale umowa nie przewiduje żadnego mechanizmu rozwiązywania sporów. W sytuacji konfliktu każda decyzja może zostać zablokowana, a spółka przestaje działać.

Dlatego projektując umowę spółki warto pomyśleć nie tylko o jej założeniu, ale także o sytuacjach kryzysowych – np. sporze wspólników, sprzedaży udziałów czy wejściu inwestora. Oprócz spraw wymienionych mogą pojawić się także inne ryzyka wynikające z niedoprecyzowania umowy.

Ryzyka źle przygotowanej umowy spółki

Nieprzemyślana umowa spółki z o.o. może prowadzić do problemów, które pojawiają się dopiero po kilku latach prowadzenia biznesu. W praktyce kancelaryjnej najczęściej spotykane są m.in.:

• brak możliwości sprzedaży udziałów bez zgody wszystkich wspólników,
• paraliż decyzyjny przy równym podziale udziałów,
• wejście do spółki spadkobierców wspólnika, którzy nie są związani z biznesem,
• zbyt szerokie uprawnienia jednego członka zarządu,
• brak mechanizmów rozwiązania konfliktu między wspólnikami.

Nieprawidłowe postanowienia mogą także prowadzić do sporów o podziale zysku proporcjonalnie do udziałów lub o sposób rozliczania zysku spółki, co może mieć poważne konsekwencje finansowe i prawne.

W wielu przypadkach zmiana takich zapisów wymaga później zmiany umowy spółki u notariusza oraz zgody wszystkich wspólników. Dlatego znacznie bezpieczniej jest przewidzieć potencjalne ryzyka już na etapie tworzenia umowy.

Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby – umów konsultację, aby omówić Twoją sytuację kancelaria@rpms.pl

Jak możemy pomóc przy przygotowaniu umowy spółki?

W ramach obsługi prawnej pomagamy przedsiębiorcom zaprojektować umowę spółki w sposób dopasowany do konkretnego modelu działalności. Obejmuje to zarówno przygotowanie indywidualnego projektu umowy, jak i analizę już istniejących dokumentów pod kątem ryzyk prawnych i organizacyjnych.

Wspieramy również wspólników w opracowaniu kluczowych mechanizmów dotyczących m.in. sprzedaży udziałów, zasad podejmowania decyzji w spółce czy sposobów rozwiązywania sporów między wspólnikami. Dzięki temu umowa nie jest jedynie dokumentem potrzebnym do rejestracji spółki, ale realnym narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem.

FAQ